8 юни 2017 година

Пленумът на Висшия съдебен съвет единодушно прие резултатите – констатации, изводи и препоръки от изпълнението на одитния ангажимент за даване на увереност в Софийски районен съд (СРС) и одобри план за действие, изготвен от и.ф. председателя на Софийски районен съд за изпълнение на дадените препоръки.

Пленумът реши одитният доклад да бъде приложен към кадровото досие на бившия председател на СРС съдия Методи Лалов, както и да се публикува на интернет сайтовете на ВСС и СРС, след приключване на процедурата за избор на членове на ВСС от квотата на магистратите. Членовете на ВСС решиха всички одитни доклади изготвени в периода от 03.10.2012 г. до сега да се публикуват на сайта на ВСС и да се приложат към личните кадрови дела на магистратите.

Решено бе след 30.06.2017 г. и.ф. председателят на Софийски районен съд да уведоми Пленума за изпълнението на предложените мерки в Плана за действие, както и да представи информация за актуалното състояние на организацията и администрирането на съда.

Одитният доклад е изготвен в изпълнение на решение №91/08.12.2016 г., т. 45 на Пленума на ВСС и заповед на представляващия ВСС за проверка в СРС със задача „Изразяване на обективно и независимо становище, относно законосъобразността на процесите на управление на човешките ресурси в администрацията на СРС“.

В обхвата на извършената проверка са всички подпроцеси, включени в процеса на управление на човешките ресурси за периода от 01.01.2015 г. до 30.11.2016 г. – подбора и назначаването на съдебните служители; определяне, начисляването и изплащането на трудовите и свързани с тях възнаграждения на администрацията; атестирането и повишаването в ранг на съдебните служители; организирането, воденето и съхранението на трудовите им досиета.

Според независимото становище на държавния вътрешен одитор „управлението на човешките ресурси се осъществява по неефикасен начин, с процедури, които в по-голямата си част не са регламентирани във вътрешни правила, без регламентирани контролни дейности, което е предпоставка и води до слабости, грешки и нередности по отношение на администрирането на процеса“.

Направени са 10 препоръки за подобряване на одитирания процес съобразно установените несъотвествия и нивото на риска, като и.ф. председателят на Софийски районен съд е изготвил План за действие по дадените препоръки на одитния ангажимент за увереност. Планирани са конкретни действия по всяка препоръка, определен е  срок за изпълнение и отговорно лице.

С високо ниво на риска е констатираното изпълнение на длъжности от съдебни служители без връчени длъжностни характеристики, с връчени неактуални или неотносими към длъжността. Непредприемането на мерки ще окаже сериозно влияние върху извършването и развитието на одитираните процеси. Срокът за изпълнение по констатираното несъответствие е 30.06.2017 г.

Със среден риск са 4 несъответствия свързани с неадекватносттта на действащите вътрешни правила за управление на човешките ресурси; провеждане на конкурси  и увеличаване щатната численост за съдебни служители в срок до 30.06.2017 г., както и процедурата за атестиране на служителите със срок 30.09.2017 г. Другите 5 несъответствия са с ниско ниво на риска.

В доклада за извършената проверка са констатирани следните резултати:

1. Оценка на адекватността на вътрешните правила и процедури, регламентиращи процеса на управление на човешките ресурси.

Констатации: Действащите вътрешни правила, които имат отношение към процесите на управление на човешките ресурси са неадекватни – указват отменена нормативна уредба или пренасят текстове от нормативни актове без да указват ред и начин за правилното им прилагане в съда, липсва регламент по отношение на атестацията на съдебните служители и съдържанието на трудовите досиета, изключени от обхвата на предварителния контрол са процесите по определяне, начисляване и изплащане на възнагражденията на магистрати и съдебни служители. Това е предпоставка за проявление на множество рискове в процеса на управление на човешките ресурси, като неправомерно или несвоевременно повишаване в ранг на съдебни служители, неправилно определяне, начисляване и получаване на трудови и свързани с тях възнаграждения. Обстоятелството, че СРС е органа на съдебната власт с най-голяма численост на персонала засилва вероятността от проявлението на тези рискове.

Препоръка: Да се регламентират вътрешни правила и процедури обхващащи свързаните с управлението на човешките ресурси дейности за подбора и назначаване на съдебни служители, определяне на основните и допълнителни трудови възнаграждения, атестирането и повишаването в ранг; съдържанието на досиетата на магистрати и съдебни служители, контролните дейност и отговорните длъжностни лица.

1. Подбор и назначаване на съдебните служители в съда.

• Подбор на съдебни служители.

Констатации: За периода 01.01.2015 г. до 31.12.2016 г. са проверени 4 броя конкурси за длъжности от общата администрация, за които няма изрично изискване, съгласно ЗСВ.

За периода 01.01.2015 г. до 31.12.2016 г. е проведен един конкурс от м. февруари 2015 г., съгласно изискванията на ПАС за длъжността от специализираната администрация, което е довело до несвоевременно попълване на свободни щатни бройки, назначени при условията на чл. 67, ал. 1, т. 1 от КТ и е предпоставка за неефективност в работата на специализираната администрация.

Препоръка: Предвид числеността на съдебните служители в СРС де се предвиди ред, по който определен служител да следи и своевременно да установява и да докладва необходимостта от провеждане на конкурси, съобразно ЗСВ и по реда на ПАС за длъжности от специализираната администрация.

• Назначаване на съдебни служители.

Констатации: Назначаването и преназначаването на съдебни служители през няколко дни на различно правно основание е свързано с обработка на голям брой документи, като изготвянето на нови допълнителни споразумения, уведомления до ТД на НАП, връчване на нови длъжности характеристики. Тези действия водят до допълнително натоварване на двамата служители, ангажирани с изготвянето на тези документи – главен и младши специалист „човешки ресурси“, които са ангажирани с обслужването на досиетата на всички магистрати и съдебни служители в съда, не са в тон с добрите практики по управление на човешките ресурси, затрудняват работата, демотивират служителите и създават предпоставки за грешки и пропуски. При наличието на свободни/вакантни/ бройки би било по-разумно такива служители да се назначават на тези свободни щ. бр. вместо да се следи кой/кои служители отсъстват за по няколко дни и да се назначават непрекъснато на такива места по заместване. Назначаването на основание чл. 68, ал. 1, т. 3 от КТ следва да се прилага в случаите само, когато съдебни служители дългосрочно отсъстват от работа.

При извършения анализ на свободните длъжности за съдебни служители в СРС за 2015 г. и към 30.11.2016 г е установено:

На 01.01.2015 г. са налични 50 свободни щатни длъжности. ВСС увеличава щатната численост през м. януари с 97 щатни бройки – общо 147 бр., от които 138 за специализирана администрация и 9 за обща.

При анализа за 2015 г. е установено, че през цялата година по месеци винаги има между 20 и 30 свободни щатни бройки,за които не са обявявани конкурси, съгласно ПАС.

При извършената проверка за месец декември 2015 г. е установено, че съдът разполага с 31 свободни /вакантни/ щатни бройки и назначени служители по чл. 68, ал. 1, т. 4 от КТ /до заемане на длъжността след конкурс/ - 52 щ. бр., т.е. за 83 щ. бр. е налице възможност за назначаване на основание чл. 67, ал. 1, т. 1 от КТ, от които 20 за обща и 63 специализирана администрация.

През 2016 г. е обявен конкурс за 1 щатна бройка за длъжността – главен специалист – съдебен статистик.

При извършената по месечно проверка, е установено, че тенденцията е ежемесечно съдът да разполага, средно годишно с 27 свободни щатни бройки /същото установено и през 2015 г./.

Към 30.11.2016 г. свободни /вакантни/ - 32 щ.бр. и назначени служители по чл. 68, ал. 1, т. 4 от КТ /до провеждане на конкурс/ - 67 щ. бр. т.е. за 99 щ. бр. е налице възможност за назначаване на основание чл. 67, ал.1, т. 1 от КТ, от които 16 обща и 83 – специализирана администрация

Констатира се, че не е било достатъчно обосновано искането на административния ръководител на съда да се увеличават щатните бройки, при наличието на незаети такива и че не са използвани всички свободни щатни бройки, с които да се обезпечи и оптимизира работата на съда и при общата, и при специализираната администрация.

Препоръки:

- Да се актуализират вътрешните правила за  подбор и назначаване на съдебни служители в СРС, като подробно бъдат разписани: ясни и точни критерии и процедури, по които да се извършва подбора на персонала, контролни дейности и отговорните лица имащи отношения към процеса по подбор и назначаване на служители.

- Да се обявят за заемане на основание чл. 67, ал. 1 от КТ всички свободни щатни бройки, вкл. и заетите по чл. 68, ал. 1, т. 4 от КТ, съобразно ЗСВ и по реда на ПАС.

1. Определяне, начисляване и изплащането на трудови и свързани с тях възнаграждения на администрацията на съда.

Констатации: Не е извършван предварителен контрол за законосъобразност на проектите на трудови договори и допълнителни споразумения към тях, следствие на което допуснатите грешки при определяне размера на възнаграждението за ТСПО съдебните служители не са открити, докладвани и отстранени своевременно. По време на извършването на проверката, са предприети действия от страна на гл. специалист „Човешки ресурси“ и са извършени корекции на размера в процент за ДТВ за ТСПО на шест съдебни служители.

Препоръка: При актуализиране на вътрешните правила касаещи процесите на управление на човешките ресурси да се регламентира с каква цел се полагат подписите за „изготвил“ и „съгласувал“ на трудовите договори и споразуменията от отговорните длъжностни лица. Съдържанието на всички трудови договори и споразумения да се приведе в съответствие с нормативните изисквания.

Да бъдат проверени всички досиета на всички съдебни служители за правилното определяне на размера в процент и правилното начисляване и изплащане на сумите за допълнително трудово възнаграждение за придобит трудов стаж и професионален опит и да се извърши корекция в случай на установени грешки и нарушения.

По мнение на проверяващия екип обвързване на увеличаването на основните месечни заплати на новопостъпилите служители с периода на първата атестация, който е след повече от една година работа в СРС е демотивиращ фактор за новоназначените служители. Отбелязано е, че изпълнението на длъжности без връчени длъжностни характеристики, с връчени неактуални или неотносими към длъжността такива представлява висок риск – реално служителите извършват работа, която не им е възложена по регламентирания ред и трудно или невъзможно е да им се търси отговорност за некачествено свършена или несвършена работа. Това може да окаже негативно влияние на изпълнението на задачите на цели структурни звена от администрацията и за цялостната работа на съда. Препоръчано е да се актуализират и връчат на всички съдебни служители длъжностни характеристики в съответствие с нормативната уредба и действително изпълняваните задължения и функции, както и да се регламентират процедури при напускане на съдебните служители към Вътрешните правила.

1. Атестиране и повишаване в ранг.

Констатации: Неизползването на възможностите, които дава нормативната уредба за повишаване в ранг на служителите се явява допълнителен демотивиращ фактор, който може да е причина за напускане на съдебни служители.

Препоръка: При съставянето на вътрешни правила за атестиране и повишаване в ранг на съдебни служители да се оценят рисковете, които могат да доведат до несъответствие с ПАС и да се регламентират подходящи контролни механизми за ограничаването им.

1. Организиране, водене и съхранение на досиетата на съдебните служители.

Констатации: Част от досиета не съдържат всички необходими документи, удостоверяващи продължителността на трудовия стаж, копия на дипломи за завършена образователна-квалификационно степен и др. Досиетата не са изготвени и комплектувани еднакво за всички служители.

Препоръка: Да се разпишат вътрешни правила, които да указват реда и начина за съдържанието, съставянето, воденето и съхранението на личните досието за всеки съдия и съдебен служител.